pm-monitoring

/pm-monitoring — PMBOK: Monitoring & Controlling

"Monitoring without controlling is just watching a car drive off a cliff. The value of performance measurement is not the measurement itself — it's the corrective action it enables before the project goes too far off course."

Ejecuta el Grupo de Proceso Monitoring & Controlling de PMBOK. Mide el rendimiento del proyecto con EVM, gestiona el Control de Cambios Integrado, controla el scope/schedule/cost/quality, e implementa acciones correctivas y preventivas.

THYROX Stage: Stage 11 TRACK/EVALUATE (corre en paralelo con Stage 10 IMPLEMENT).

Outputs clave: Work Performance Reports · Change Requests · Corrective/Preventive Actions.

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Ciclo de Monitoring & Controlling

flowchart TD
    E[Executing\nWork in progress] --> COL[Recopilar\ndatos de desempeño]
    COL --> EVM[Calcular EVM\nSV/CV/SPI/CPI]
    EVM --> VAR{Varianza\nacceptable?}
    VAR -->|Sí| REP[Informe de\ndesempeño]
    VAR -->|No| CA[Acción correctiva\no preventiva]
    CA --> ICC[Integrated\nChange Control]
    ICC --> REP
    REP --> E
    style EVM fill:#4a9eff,color:#fff

Pre-condición

Requiere: {wp}/pm-planning.md con:

• Baselines aprobadas: scope baseline, schedule baseline, cost baseline
• EAC inicial calculado para comparar con performance actual

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Cuándo usar este paso

• Durante toda la ejecución del proyecto — Monitoring & Controlling corre en paralelo con Executing
• En cada periodo de reporte (semanal, quincenal, mensual)
• Cuando se detecta una varianza significativa respecto a los baselines

Cuándo NO usar este paso

• Sin baselines aprobadas — sin baseline no hay punto de comparación para medir varianzas
• Sin datos de trabajo completado — EVM sin datos reales es solo proyección

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Knowledge Areas activas en Monitoring & Controlling

Knowledge Area	Proceso de Control
Integration Management	Monitor and Control Project Work · Perform Integrated Change Control
Scope Management	Validate Scope · Control Scope
Schedule Management	Control Schedule
Cost Management	Control Costs
Quality Management	Control Quality
Resource Management	Control Resources
Communications Management	Monitor Communications
Risk Management	Monitor Risks
Procurement Management	Control Procurements (si aplica)
Stakeholder Management	Monitor Stakeholder Engagement

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Actividades

1. Earned Value Management (EVM)

EVM integra scope, schedule y cost en una sola visión de desempeño. Referencia detallada con todas las fórmulas: references/evm-and-change-control.md.

Variables clave: PV · EV · AC · BAC

Métricas de varianza: SV = EV−PV · CV = EV−AC · SPI = EV/PV · CPI = EV/AC

SPI/CPI = 1.0 perfecto · > 1.0 ahead · < 1.0 behind. Umbral de alerta: < 0.85.

Métricas de proyección: EAC = BAC/CPI · ETC = EAC−AC · VAC = BAC−EAC · TCPI = (BAC−EV)/(BAC−AC)

TCPI > 1.10 → BAC prácticamente inalcanzable; ajustar EAC con el sponsor.

ADVERTENCIA: EVM identifica QUÉ está pasando, no POR QUÉ. El análisis de causas requiere investigación adicional.

2. Control Schedule

Además de la perspectiva EVM, controlar el cronograma en términos de actividades y hitos:

Actividad	Descripción
Actualizar el cronograma	Reflejar el progreso real en el cronograma de actividades
Analizar el Critical Path	Identificar si hay actividades críticas con float negativo
Análisis de compresión	Si hay retraso: Fast Tracking (actividades en paralelo) o Crashing (agregar recursos)
Forecast to completion	Proyectar fecha de completion basada en progreso actual

Opciones de compresión del cronograma:

Técnica	Descripción	Riesgo
Fast Tracking	Poner actividades en paralelo que estaban en serie	Aumenta el riesgo de retrabajo por dependencias
Crashing	Agregar recursos al Critical Path para acelerar	Aumenta el costo; rendimientos decrecientes

3. Perform Integrated Change Control

Todo cambio al scope, schedule o cost baseline pasa por el CCB (Change Control Board). Proceso completo y template CR en references/evm-and-change-control.md.

Flujo resumido: Identificar cambio → Crear Change Request → Evaluar impacto → Presentar al CCB → Decisión (Approve/Reject/Defer) → Implementar si aprobado → Comunicar → Actualizar baselines.

4. Control Quality (QC)

Quality Control inspecciona los deliverables para detectar defectos:

Técnica	Cuándo usar	Output
Inspección	Todo deliverable antes de entregarlo	Defect log
Testing	Deliverables de software o sistemas	Test results
Statistical sampling	Cuando no es viable revisar el 100% (ej: manufactura)	Sample results + inferencia
Checklist verification	Verificar que todos los criterios de aceptación están cumplidos	Completed checklist

QC detecta defectos; QA previene defectos. Ambos son necesarios.

5. Monitor Risks

En Monitoring & Controlling, el Risk Register se revisa y actualiza periódicamente:

Actividad	Frecuencia
Revisar estado de riesgos activos	Cada periodo de reporte
Verificar si triggers de riesgo se cumplieron	Continuo durante ejecución
Identificar nuevos riesgos emergentes	Continuo
Actualizar probabilidad/impacto de riesgos existentes	Cuando cambia el contexto
Ejecutar planes de respuesta para riesgos materializados	Cuando el riesgo ocurre

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Umbrales de varianza y acciones

Varianza	Acción requerida
SPI o CPI entre 0.90 y 1.10	Monitoreo normal — no se requiere acción correctiva urgente
SPI o CPI entre 0.85 y 0.90	Análisis de causa + plan de corrección — reportar al sponsor
SPI o CPI < 0.85	Acción correctiva inmediata + Change Request si impacta baseline + escalación al sponsor
TCPI > 1.10	Revisar EAC con el sponsor — el BAC original puede requerir ajuste formal

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Artefacto esperado

{wp}/pm-monitoring.md

usar template: performance-report-template.md

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Red Flags — señales de Monitoring mal ejecutado

• EVM calculado pero sin acciones correctivas — si el CPI es 0.72 y el PM no reporta ni actúa, el EVM se convierte en un ejercicio de documentación de la crisis, no en una herramienta de control
• Baselines que se actualizan con cada varianza — re-baseline cada vez que el proyecto se desvía elimina la capacidad de medir varianza; re-baseline solo se hace con aprobación formal del CCB cuando el proyecto tiene una causa legítima
• Change Control bypasseado por urgencia — "no tenemos tiempo para el proceso de change control" es la justificación más común para el scope creep no controlado
• Riesgos que no se revisan — el Risk Register de Planning sin actualizaciones durante Executing indica que no se está monitoreando activamente; los riesgos nuevos no se detectan
• QC solo al final del proyecto — Quality Control al final es costoso; detectar defectos en el penúltimo sprint antes de la entrega es mucho más caro que detectarlos al terminar cada deliverable

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Criterio de completitud

Monitoring & Controlling es continuo — no tiene completitud propia sino condiciones de cierre:

Condición	Acción
Todos los deliverables verificados y aceptados por QC	Activar pm:closing
Varianza crítica (SPI/CPI < 0.85)	Change Request + acción correctiva + continuar Monitoring
Todos los contratos cerrados (si aplica)	Iniciar pm:closing en paralelo

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Estado en now.md

Al INICIAR este step:

methodology_step: pm:monitoring
flow: pm
pm_process_group: monitoring_controlling

Activo en paralelo con Executing:

methodology_step: pm:executing+monitoring
flow: pm
pm_process_group: executing+monitoring_controlling

Al COMPLETAR (todos los deliverables verificados → cierre):

methodology_step: pm:monitoring  # completado → activar pm:closing
flow: pm
pm_process_group: monitoring_controlling

Siguiente paso

• Todos los deliverables verificados y aceptados → pm:closing
• Varianza crítica detectada → Change Request + acción correctiva + continuar Monitoring

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Limitaciones

• EVM requiere que el proyecto tenga un presupuesto y cronograma baseline aprobado con suficiente granularidad para calcular % completado por actividad — sin esta granularidad, el EV es estimado y el EVM pierde precisión
• EVM en proyectos ágiles requiere adaptación: el "% completado" se mide por story points o features completados, no por horas; las métricas SPI/CPI aplican con la misma interpretación
• Las varianzas de schedule en EVM están en unidades monetarias ($), no en días — una varianza de schedule en $ no dice cuántos días está retrasado el proyecto; para eso se necesita el Schedule Network Analysis (Critical Path)

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Reference Files

Assets

• performance-report-template.md — Template de reporte de performance: EVM completo (BAC/PV/EV/AC/SV/CV/SPI/CPI/EAC/ETC/VAC/TCPI), schedule control, QC, risk updates, RAG status

References

• evm-and-change-control.md — Fórmulas EVM, interpretación de índices, umbrales de alerta, proceso de Change Control integrado