pm-initiating

/pm-initiating — PMBOK: Initiating

"Without a Project Charter, there is no project — only work. The Charter is the formal authorization that transforms effort into a managed initiative with accountability and scope."

Ejecuta el Grupo de Proceso Initiating de PMBOK. Desarrolla el Project Charter, identifica los stakeholders clave, define el alcance de alto nivel y los riesgos iniciales, y obtiene la autorización formal para iniciar el proyecto.

THYROX Stage: Stage 1 DISCOVER / Stage 3 DIAGNOSE.

Outputs clave: Project Charter · Stakeholder Register.

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Pre-condición

• Work package activo con descripción inicial del proyecto o producto.
• Sponsor identificado con autoridad para firmar el Project Charter.
• Business need o problem statement definido (aunque sea preliminar).

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Cuándo usar este paso

• Al inicio de un proyecto nuevo con PMBOK
• Cuando se inicia una nueva fase de un proyecto existente (re-initiating)
• Cuando el alcance o el sponsor cambia significativamente durante la ejecución

Cuándo NO usar este paso

• Si el Project Charter ya existe y fue aprobado — continuar en Planning
• Para cambios menores de alcance ya cubiertos por el proceso de Integrated Change Control

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Knowledge Areas activas en Initiating

Knowledge Area	Intensidad	Entregable clave
Integration Management	Alta	Project Charter
Stakeholder Management	Alta	Stakeholder Register
Scope Management	Media	Descripción preliminar de alcance
Risk Management	Media	Log de riesgos de alto nivel
Communications Management	Baja	Plan de comunicación preliminar
Cost / Schedule / Quality / HR / Procurement	Baja	Solo constraints de alto nivel

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Actividades

1. Desarrollar el Project Charter

El Project Charter es el artefacto más importante de Initiating. Es la autorización formal del proyecto:

Sección	Contenido	Criterio de calidad
Project Purpose	Por qué se hace el proyecto — business need, opportunity o regulatory requirement	Vinculado a un objetivo estratégico del negocio
Measurable Objectives	Qué debe lograr el proyecto — SMART goals	Cada objetivo tiene criterio de éxito verificable
High-Level Requirements	Qué necesitan los stakeholders — sin diseño técnico	Distingue entre necesidades del negocio y del producto
High-Level Description	Qué se va a construir/entregar — sin arquitectura	Suficiente para delimitar el scope
High-Level Risks	Top 5-7 riesgos identificados en este punto	Al menos un riesgo técnico, uno de negocio, uno de proyecto
Summary Milestone Schedule	Hitos clave — fechas tentativas	No más de 5-7 milestones; precisión ±50%
Summary Budget	Estimación de orden de magnitud	Rango, no cifra puntual
Sponsor Authorization	Firma del sponsor que autoriza el proyecto	Firma física o digital del sponsor
Project Manager Assigned	PM designado con nivel de autoridad	PM nombrado antes de Planning

Fuentes para construir el Charter:

Fuente	Información que aporta
Contrato o SOW (si hay cliente externo)	Deliverables contractuales, fechas, penalidades
Business case	ROI, costo del problema, alternativas evaluadas
Enterprise Environmental Factors	Regulaciones, cultura, sistemas existentes
Organizational Process Assets	Plantillas, lecciones aprendidas de proyectos anteriores

2. Identificar Stakeholders

El Stakeholder Register captura quién tiene interés o influencia sobre el proyecto:

Campo	Descripción
Nombre	Persona o grupo
Rol en el proyecto	Sponsor / User / SME / Regulator / Supplier / etc.
Organización / Departamento	Unidad funcional
Información de contacto	Email / teléfono
Requirements	Qué necesita este stakeholder del proyecto
Expectations	Qué espera en términos de comunicación y participación
Influence	Grado de poder para afectar el proyecto (Alto/Medio/Bajo)
Interest	Grado de interés en el proyecto (Alto/Medio/Bajo)
Current Engagement	Unaware / Resistant / Neutral / Supportive / Leading
Desired Engagement	Estado de engagement al que queremos mover al stakeholder

Power/Interest Grid

Clasificar stakeholders en la matriz para planificar el engagement:

Poder	Interés	Estrategia
Alto	Alto	Manage Closely — comunicación frecuente, involucrar en decisiones
Alto	Bajo	Keep Satisfied — informar de avances, consultar en decisiones que los afectan
Bajo	Alto	Keep Informed — updates regulares, escuchar sus concerns
Bajo	Bajo	Monitor — comunicación mínima, revisar periódicamente si el cuadrante cambia

Técnicas para identificar stakeholders:

Técnica	Cuándo usar
Entrevistas al sponsor	Siempre — el sponsor conoce el mapa político
Análisis organizacional (org chart)	Para proyectos internos con múltiples áreas funcionales
Revisión de proyectos similares anteriores	Si existen stakeholders recurrentes en el dominio
Brainstorming con el equipo del proyecto	Para capturar stakeholders técnicos y operativos
Stakeholder onion diagram	Para proyectos complejos con muchos grupos de interés

Regla crítica: Los stakeholders se identifican en Initiating pero se gestionan durante TODA la vida del proyecto. El Stakeholder Register es un documento vivo.

3. Definir riesgos de alto nivel

En Initiating, el análisis de riesgos es preliminar:

Campo	Descripción
Risk ID	R-001, R-002, ...
Descripción	Causa → Evento → Efecto (ej: "Si el proveedor X no entrega la API → el módulo Y no puede completarse → impacto en la fecha de entrega")
Categoría	Técnico / Negocio / Externo / Organizacional
Probabilidad	Alta / Media / Baja
Impacto	Alto / Medio / Bajo
Respuesta preliminar	Avoid / Transfer / Mitigate / Accept

Nota: El Risk Register se elabora en detalle en Planning. En Initiating solo se identifican los riesgos que podrían cancelar el proyecto o impactar el Charter.

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Criterio de completitud — ¿avanzar a Planning?

Avanzar a Planning (todos los siguientes deben cumplirse):

1. Project Charter desarrollado, revisado y firmado por el sponsor
2. Stakeholder Register con al menos los stakeholders de Poder Alto identificados
3. PM asignado con autoridad delegada documentada en el Charter
4. Top riesgos identificados — al menos un riesgo de cada categoría principal
5. Equipo del proyecto confirmado (aunque sea parcialmente) para Planning

Permanecer en Initiating (cualquiera de los siguientes):

• Sponsor no disponible para firmar el Charter
• Business need no está claro ni validado
• Conflicto de objetivos entre stakeholders clave que bloquea la definición de scope
• Recursos no confirmados para iniciar Planning

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Artefacto esperado

{wp}/pm-initiating.md

usar template: pm-initiating-template.md

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Red Flags — señales de Initiating mal ejecutado

• Project Charter sin firma del sponsor — un Charter sin firma es un documento de deseos, no una autorización formal. Sin firma, el PM no tiene autoridad para comprometer recursos
• Stakeholder Register con solo 2-3 personas — un proyecto de software con pocos stakeholders identificados tiene una lista incompleta, no un proyecto simple
• Objetivos sin criterio de éxito verificable — "mejorar la eficiencia" no es un objetivo PMBOK; "reducir el tiempo de procesamiento de pedidos de 48h a 24h" sí lo es
• Charter que especifica la solución técnica — el Charter define el QUÉ (business need), no el CÓMO (arquitectura). Si hay stack tecnológico en el Charter, es Planning prematuro
• Riesgos omitidos por optimismo — "este proyecto es simple, no hay riesgos grandes" es una señal de análisis incompleto, no de proyecto sin riesgos
• PM asignado después de Planning — sin PM desde el inicio, Planning carece de ownership y accountability

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Estado en now.md

Al INICIAR este step:

methodology_step: pm:initiating
flow: pm
pm_process_group: initiating

Al COMPLETAR (Charter firmado):

methodology_step: pm:initiating  # completado → listo para pm:planning
flow: pm
pm_process_group: initiating

Siguiente paso

• Charter firmado → pm:planning
• Charter no firmado / business need no claro → permanecer en pm:initiating

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Limitaciones

• El Project Charter establece el baseline pero no detalla el plan — el plan detallado de scope, tiempo, costo y calidad se desarrolla en Planning
• Los stakeholders identificados en Initiating pueden cambiar durante el proyecto — revisar y actualizar el Stakeholder Register en cada proceso group
• Las estimaciones de costo y tiempo en el Charter tienen ±50% de accuracy — no comprometer fechas ni presupuestos fijos basados en estas estimaciones

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Reference Files

Assets

• pm-initiating-template.md — Template completo: Project Charter, Stakeholder Register, Power/Interest Grid, High-Level Risk Log, evaluación de completitud

References

• project-charter-guide.md — Técnicas de identificación de stakeholders, Power/Interest Grid 4 cuadrantes, objetivos SMART, ROM estimating, señales de Charter incompleto