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ビジネスメール・文書作成スキル

ビジネスメール・提案書・お礼状・お断りメール・議事録など、日本語ビジネス文書を作るスキル。

まず確認すること

文書を作る前に以下を把握する（会話から読み取れる場合は省略可）：

1. 文書の種類 — メール / 提案書 / お礼状 / お断り / 依頼 / 議事録など
2. 相手 — 初対面の取引先 / 既存顧客 / 上司 / 同僚など
3. 目的 — 何を伝え、相手にどう動いてほしいか
4. トーン — 丁寧・カジュアル・フォーマル
5. 含めるべき情報 — 日時・金額・具体的な依頼事項など

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ビジネスメールの構造

件名：【目的が一目でわかる件名】

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。

[本文：目的→詳細→お願い/次のアクション]

ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
〇〇 〇〇（フルネーム）
〇〇株式会社 〇〇部
TEL: 000-0000-0000
Email: [email protected]
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

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シーン別テンプレート

初めてのご連絡（新規アプローチ）

件名：〇〇のご提案について（〇〇株式会社）

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

突然のご連絡、大変失礼いたします。
〇〇株式会社の〇〇と申します。

[相手との接点・なぜ連絡したかの一文]

弊社では〇〇というサービスを提供しており、
〇〇様のビジネスにお役に立てるのではないかと思い、
ご連絡させていただきました。

もしよろしければ、一度お時間をいただき、
詳しくご説明させていただけますでしょうか。

ご都合のよいお日にちをいくつかお知らせいただければ
幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

打ち合わせのお礼

件名：本日はありがとうございました（〇〇の件）

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。

[打ち合わせで話した内容を1〜2文で要約]

いただいたご意見をもとに、社内で検討を進めてまいります。
改めてご提案の機会をいただけますと幸いです。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

依頼メール

件名：〇〇のご依頼について

〇〇様

お世話になっております。〇〇の〇〇です。

[依頼の背景・理由を1文で]

つきましては、以下についてお願いできますでしょうか。

■ 依頼内容
・〇〇
・〇〇

■ ご回答期限
〇月〇日（〇）まで

ご多忙のところ恐れ入りますが、
ご対応のほどよろしくお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

お断りメール

件名：〇〇の件につきまして

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。〇〇の〇〇です。

この度は〇〇についてご連絡いただき、誠にありがとうございます。

慎重に検討いたしました結果、
今回は[理由：予算の都合・時期の問題・方向性の違いなど]により、
見送らせていただくことになりました。

せっかくお声がけいただいたにもかかわらず、
このようなご返答となってしまい、大変申し訳ございません。

またの機会に、ぜひよろしくお願いいたします。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

資料送付メール

件名：〇〇資料のご送付について

〇〇様

お世話になっております。〇〇の〇〇です。

先日ご依頼いただいた〇〇の資料をご送付いたします。

■ 添付資料
・〇〇.pdf（〇〇についての説明資料）
・〇〇.xlsx（見積書）

ご確認いただき、ご不明な点やご質問がございましたら
お気軽にお申し付けください。

どうぞよろしくお願いいたします。

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提案書の構成

# 〇〇のご提案

**提案日：** 〇〇年〇月〇日
**提案先：** 〇〇株式会社 〇〇部 御中
**提案者：** 〇〇株式会社 〇〇

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## 1. 現状の課題

[相手が抱えている課題を相手の言葉で書く。
 「〇〇なので〇〇が大変」という形式が伝わりやすい]

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## 2. 提案内容

[課題に対して何を提供するかを簡潔に]

### 2-1. 〇〇（サービス/機能名）

- **概要：** 〇〇
- **解決できること：** 〇〇
- **特徴：** 〇〇

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## 3. 期待される効果

| 項目 | 現状 | 導入後 |
|---|---|---|
| 〇〇 | 〇〇 | 〇〇 |
| 〇〇 | 〇〇 | 〇〇 |

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## 4. 費用・スケジュール

| 項目 | 内容 | 金額 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 〇〇 | 〇〇円 |
| 月額費用 | 〇〇 | 〇〇円/月 |

**想定スケジュール：**
- 〇月：契約・キックオフ
- 〇月：〇〇フェーズ
- 〇月：本番稼働

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## 5. 次のステップ

ご関心をお持ちいただけましたら、以下のステップをご提案いたします。

1. ご質問・懸念点の確認（〇〇までに）
2. 詳細なご要件のヒアリング
3. 正式なお見積もりのご提出

ご不明な点はお気軽にお問い合わせください。

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議事録の構成

# 議事録

**日時：** 〇〇年〇月〇日（〇） 〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇
**場所：** 〇〇 / オンライン（Zoom）
**参加者：** 〇〇さん、〇〇さん、〇〇（記）

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## 議題

1. 〇〇について
2. 〇〇について

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## 決定事項

- 〇〇は〇〇とする
- 〇〇の期限は〇月〇日とする

## 共有事項

- 〇〇について、〇〇という状況
- 〇〇から〇〇の報告あり

## 宿題・ネクストアクション

| アクション | 担当 | 期限 |
|---|---|---|
| 〇〇を確認する | 〇〇さん | 〇月〇日 |
| 〇〇の資料を作成する | 〇〇 | 〇月〇日 |

## 次回打ち合わせ

〇〇年〇月〇日（〇） 〇〇:〇〇〜 / 未定

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文章の品質チェックリスト

文書を仕上げる前に確認：

• 件名で内容がわかるか — 「ご連絡」だけでは×
• 冒頭で誰に・何のメールか明確か
• 1メール1トピックか — 複数の要件がある場合は番号で整理
• 依頼している場合、期限が明記されているか
• 次のアクションが明確か — 相手に何をしてほしいか
• 敬語の重複がないか — 「〜させていただきます」の多用を避ける
• 読んで3秒で要点が伝わるか

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敬語・言い回しの使い分け

避けたい表現	代替表現
〜させていただきます（多用）	〜いたします / 〜します
ご確認の程よろしくお願いします	ご確認のほど、よろしくお願いいたします
取り急ぎ〜	略式ながら〜 / （正式文書には使わない）
お世話様です	お世話になっております
ご苦労様です（目上に）	お疲れ様です
了解しました（目上に）	承知いたしました / かしこまりました