wa-characterize

Characterize the WhatsApp Agent

Define precisely what the agent does, who it answers, and what tools it needs - before a single line of code is written.

This skill does not write agent code. It extracts a specification. The output is a spec.json file that wa-build reads.

Prerequisites: wa-setup completed (.env with Green API credentials exists).

Interaction Style

Simple Hebrew. Ask one question at a time. Wait for the answer. Summarize back what you understood before moving on. The student is making product decisions, not technical ones.

Flow

digraph wa_characterize {
    rankdir=TB;
    "Pick bot archetype\n(personal assistant vs customer service)" [shape=diamond];
    "Identity & voice" [shape=box];
    "Audience:\nwho does it answer?" [shape=box];
    "Scope:\nwhat's in / what's out?" [shape=box];
    "Knowledge base" [shape=box];
    "Tools needed" [shape=box];
    "Human handoff rules" [shape=box];
    "Summarize spec\n+ show to student" [shape=box];
    "Student approves?" [shape=diamond];
    "Write spec.json" [shape=box];
    "Done - suggest wa-build" [shape=doublecircle];

    "Pick bot archetype\n(personal assistant vs customer service)" -> "Identity & voice";
    "Identity & voice" -> "Audience:\nwho does it answer?";
    "Audience:\nwho does it answer?" -> "Scope:\nwhat's in / what's out?";
    "Scope:\nwhat's in / what's out?" -> "Knowledge base";
    "Knowledge base" -> "Tools needed";
    "Tools needed" -> "Human handoff rules";
    "Human handoff rules" -> "Summarize spec\n+ show to student";
    "Summarize spec\n+ show to student" -> "Student approves?";
    "Student approves?" -> "Identity & voice" [label="no - revise"];
    "Student approves?" -> "Write spec.json" [label="yes"];
    "Write spec.json" -> "Done - suggest wa-build";
}

The Two Archetypes

Everything downstream splits on this. Ask first:

"איזה בוט אנחנו מאפיינים - עוזר אישי לעצמך, או בוט שירות לקוחות?"

The defaults for every subsequent question differ:

	Personal Assistant	Customer Service
Audience	Whitelist (you + spouse + assistant)	Public (anyone who messages)
Knowledge	Thin (delegates to tools)	Thick (business info embedded in prompt)
Tools	Many (calendar, email, groups, reminders)	Usually one (human handoff)
Group messages	Often reads groups for context	Ignores groups
Human handoff	N/A (you are the human)	Required feature

Use these as defaults, then let the student override.

The Questions (Ask One at a Time)

Q1. Identity & voice

"בוא נתחיל בזהות. מה השם של הבוט? איך הוא ידבר - רשמי, חברי, מצחיק? תן לי דוגמה קצרה איך אתה רוצה שיענה להודעה 'היי'."

Record: name, tone_description, greeting_example.

Q2. Audience - who does it answer?

Critical for personal assistants. Re-read Speaker 1 at 13:27 in the source transcript: "אחת השאלות המאוד, מאוד חשובות שהוא ישאל זה לאיזה מספרים הוא עונה."

For personal assistant: "הבוט הזה יהיה מחובר ליומן שלך, למייל שלך. אנחנו לא רוצים שיענה לכל מי שכותב. לאיזה מספרים הוא כן עונה? תן לי שמות ומספרי טלפון - אני, אשתי, עוזרת, וכו'."

Record as a whitelist: authorized_contacts: [{name, phone_e164}, ...]

For customer service: "הבוט יענה לכולם חוץ מקבוצות. נכון?"

Record: answer_groups: false, answer_public: true, blocklist: [] (optional future).

Q3. Scope - what's in, what's out?

"תן לי שלושה נושאים שהבוט יענה עליהם, ושלושה שהוא יסרב. הרעיון הוא שאם מישהו ישאל על משהו מחוץ לתחום, הבוט יגיד בנימוס שזה לא התפקיד שלו."

Record: in_scope: [...], out_of_scope: [...], out_of_scope_response (how to decline politely).

Q4. Knowledge base

For personal assistant: Skip this question if the student's tools (calendar, mail) cover it. Otherwise: "יש דברים שכדאי שהבוט ידע מראש עליך - למשל כתובת העסק, שעות שבהן אתה לא זמין?"

Record as static_knowledge (short paragraphs).

For customer service — offer a skeleton, don't start from a blank page:

"נכתוב את מאגר הידע. במקום להתחיל מאפס, אני אשאל אותך סעיף-סעיף. ענה על מה שרלוונטי, דלג על מה שלא:"

Ask each, wait for answer, summarize back:

1. שעות פעילות: "מתי העסק פתוח? למשל 'א׳-ה׳ 9-18, ו׳ 9-13, שבת סגור'"
2. מיקום: "כתובת פיזית אם רלוונטי, או 'אונליין בלבד'"
3. שירותים/מוצרים: "3-5 דברים עיקריים שהעסק מציע"
4. מחירים: "טווחי מחיר אם אתה מוכן לפרסם, או 'המחיר מתואם אישית' אם לא"
5. מדיניות: "החזרים, ביטולים, שילוח, אחריות - מה שרלוונטי לעסק שלך"
6. שאלות נפוצות: "3-5 שאלות שלקוחות שואלים אותך כל הזמן, עם התשובות שלך"

Record as kb_sections: {hours, location, offerings, pricing, policies, faq}.

Important: the student may ramble or give too much. Summarize back every 3-4 sentences: "אז אני מבין ש: [סיכום]. נכון?" Keep kb_sections tight and factual - the prompt grows fast.

Q5. Tools

Explain the concept first: "הבוט יכול 'לעשות דברים', לא רק לדבר. כל 'עושה דברים' הוא כלי. בוא נחליט אילו כלים הוא צריך."

Show the menu with concrete WhatsApp examples — this makes the choice much easier than abstract capability descriptions:

• 📅 Google Calendar - "מה יש לי מחר?" / "תקבע לי פגישה עם יוני ביום חמישי ב-10" / "תזיז את הפגישה של 14:00 ל-15:00"
• ✉️ Gmail - "יש מיילים חדשים?" / "חפש מיילים מיוני על פרויקט X" / "קרא לי את המייל האחרון"
• 💬 WhatsApp groups - "מה היה בקבוצת המשפחה היום?" / "סכם לי את הקבוצה של הצוות"
• ⏰ Reminders - "תזכיר לי בעוד שעה להוציא כביסה" / "תזכיר לי מחר ב-9 להתקשר לאמא"
• 👤 Human handoff - "אני רוצה לדבר עם בן אדם" - הבוט מעביר פרטים לבעל העסק (בדרך כלל לבוט שירות לקוחות)

"אילו מהכלים האלה הבוט צריך? אני אעזור לחבר אותם אחר כך - עכשיו רק מסמנים."

Record: tools: ["google_calendar", "gmail", "whatsapp_groups", "reminders", "human_handoff"] (subset).

For each selected tool, ask a follow-up:

• google_calendar → "לאיזה יומן - אחד אישי, יומן עבודה, שניהם?"
• gmail → "הוא יכול רק לקרוא, או גם לשלוח? (ברירת מחדל: רק לקרוא - בטוח יותר)"
• whatsapp_groups → "אילו קבוצות? תן לי שמות - נזהה אותן אחר כך ב-wa-connect"
• reminders → no follow-up
• human_handoff → ask Q6 now

Record per-tool config under tools_config.

Q6. Human handoff (if selected)

Re-read Speaker 1 at 15:59 in the transcript - it's "מעבר לנציג אנושי" not "הסלמה".

"כשלקוח רוצה לדבר עם נציג אנושי, מה קורה? יש כמה אפשרויות:"

1. הבוט שולח התראה אישית אליך בוואטסאפ (עם קישור לשיחה עם הלקוח)
2. הבוט שואל את הלקוח טלפון ומוסר לך אותו (עוקף את בעיית לולאת "בעל העסק עונה מהמספר של הבוט")
3. שילוב - התראה + מספר של הלקוח

Strong default: option 2 or 3. Explain the loop problem explicitly: "אם תדבר ללקוח מהמספר של הבוט, הבוט יענה במקומך. לכן הכי טוב שהבוט יעביר לך את הטלפון של הלקוח, ואתה תתקשר/תכתוב מהמספר האישי שלך."

Record: handoff: {trigger_phrases: [...], manager_phone: "...", manager_name: "...", mode: "phone_number_relay"}.

Q7. Extras (optional)

Ask these only if time permits:

• Response length - short (1-2 sentences), medium, long?
• Language - Hebrew only? Reply in the language sent?
• Off-hours behavior - does the bot reply at 3am, or defer?
• Holiday mode - how do they want to handle pesach/rosh hashana?

Summarize & Approve

After collecting all answers, say:

"זה מה שקלטתי. תקרא, תגיד לי מה לשנות:"

Then print a Hebrew human-readable summary of the spec - not JSON. Example:

שם הבוט: רוני
סוג: עוזר אישי
מדבר: חברי ועם הומור קל
עונה ל: אשר (0501234567), מיטל (0527654321)
יודע לדבר על: יומן, מייל, תזכורות
מסרב: כל השאר בנימוס
כלים: יומן גוגל, Gmail (קריאה בלבד), תזכורות

Iterate until the student says yes.

Write spec.json

Only after approval, write spec.json to the project directory (same dir as .env):

{
  "version": 1,
  "archetype": "personal_assistant | customer_service",
  "identity": {
    "name": "...",
    "tone_description": "...",
    "greeting_example": "..."
  },
  "audience": {
    "answer_groups": false,
    "mode": "whitelist | public",
    "authorized_contacts": [{"name": "...", "phone_e164": "972..."}],
    "blocklist": []
  },
  "scope": {
    "in_scope": ["..."],
    "out_of_scope": ["..."],
    "out_of_scope_response": "..."
  },
  "knowledge": {
    "static_knowledge": "...",
    "kb_sections": { "hours": "...", "location": "...", "offerings": "...", "pricing": "...", "policies": "...", "faq": "..." }
  },
  "tools": ["google_calendar", "gmail"],
  "tools_config": {
    "google_calendar": {"calendars": ["primary"]},
    "gmail": {"mode": "read_only"}
  },
  "handoff": null | {
    "trigger_phrases": ["נציג אנושי", "לדבר עם בן אדם"],
    "manager_phone": "972...",
    "manager_name": "...",
    "mode": "phone_number_relay | notification | both"
  },
  "extras": {
    "response_length": "short | medium | long",
    "language_mode": "hebrew_only | match_sender",
    "off_hours_mode": "always_reply | business_hours_only"
  }
}

Fields not answered are set to sensible defaults - document the default in a comment nearby.

Update state & hand off

Update .wa-state.json:

• Append "characterize" to completed_stages
• Set current_stage: "build"
• Set bot_name from spec.identity.name
• Confirm archetype matches spec.archetype (update if mismatch)
• Update last_touched_iso

Then say:

"האפיון מוכן. יש לנו spec.json שמתאר בדיוק מה הבוט יודע לעשות. השלב הבא: לבנות את הקוד. רוצה להמשיך עכשיו?"

• If yes → invoke wa-build via Skill tool
• If "תן לי רגע" → "מעולה. תגיד /wa כשתחזור."

Architectural Notes (for Claude Code's reference)

• Why a spec file and not just a long conversation: the student will iterate (fine-tune, add tools, change audience). A spec makes those iterations cheap - re-run wa-build with an updated spec instead of regenerating from scratch.
• Why "whitelist mode" for personal assistants is enforced at the code level, not the prompt level: prompts can be jailbroken; a hard check on sender phone in main.py cannot. The spec drives both.
• Why the tools list is decided here and not in wa-connect: the prompt that wa-build generates must describe the tools to the LLM. If we decide tools later, we'd have to regenerate the prompt. Easier to decide once.
• out_of_scope vs blocklist: out_of_scope is about topics (bot refuses); blocklist is about senders (bot doesn't see them). Students confuse these - ask the right question.
• trigger_phrases for handoff: also detected semantically by the LLM in the prompt, but explicit phrases give deterministic behavior for the common cases.

Error Handling

Problem	Solution
Student can't articulate the bot's purpose	Ask for a concrete example of a conversation they want to have
Student wants 20 tools	Negotiate down to 2-3 for MVP. Promise: "נוסיף עוד אחרי שזה עובד"
Knowledge base becoming enormous	Cap at ~2000 words. Offer: "נשים את הקצר בפרומפט; אם תרצה מאגר ידע אמיתי, זה עתידי"
Student skipping audience decision ("כולם")	Push back for personal assistant - explicitly list contacts. Loop bugs live here.
No .env file exists	Skill precondition failed - send student back to wa-setup